Jak zorganizować konferencję w 7 krokach?

Organizacja dobrej i ciekawej konferencji dla Twojej firmy lub stowarzyszenia stanowi nie lada wyzwanie! Przygotowanie udanego spotkania biznesowego wymaga zaangażowania wielu sił i środków oraz skoordynowania pracy licznego zespołu osób. Niestety, czasem zdarza się, że mimo ogromnego wysiłku organizatorów, firmowe spotkanie wcale nie okazuje się sukcesem. Postanowiliśmy więc przygotować dla Ciebie mały poradnik, mówiący o tym jak poradzić sobie z organizacją takiego wydarzenia, tak, aby uniknąć wpadek. O czym należy pamiętać, aby konferencja była efektywna i została zapamiętana przez uczestników na długo? 

Organizacja konferencji dla firm - od czego zacząć?

Niezależnie, czy planujesz kameralne spotkanie ludzi z branży, czy międzynarodowy event, każde wydarzenie biznesowe wymaga wielu istotnych działań organizacyjnych. Pamiętaj, że podstawą każdej organizacji jest nic innego jak plan. Brzmi banalnie, jednak bez wcześniej opracowanej strategii działania, w natłoku obowiązków, może okazać się, że o czymś ważnym zapomniałeś.

1. Określ koncepcję działania.

W czasie planowania wydarzeń kierujemy się różnymi bodźcami, które nie zawsze muszą okazać się trafne. Określenie koncepcji już na samym początku sprawi, że każdy późniejszy element eventu będzie ze sobą współgrał. Rozpoczynając planowanie konferencji co najmniej z półrocznym, a najlepiej rocznym wyprzedzeniem, musisz odpowiedzieć sobie na kilka pytań. W pierwszej kolejności pomyśl, czy chcesz zająć się sam całą organizacją, przekazać zarządzanie eventem menedżerowi danego obiektu np. Kurpiowskiej Krainy, czy wolisz wybrać agencję eventową, która przygotuje i obsłuży wydarzenie firmowe za Ciebie. Do tego na początek wybierz zakres tematyczny konferencji. Określ profil i liczbę uczestników - ustal i doprecyzuj Twoją grupę docelową i pomyśl, jakie może mieć oczekiwania. Ma być kameralnie, swobodnie i kreatywnie? A może to biznesowa narada Zarządu firmy, event firmowy lub konferencja naukowa, gdzie obowiązuje poważna atmosfera i określony dress code?

2. Przygotuj agendę: dokładny plan konferencji.

W przypadku rutynowych wydarzeń może on zawierać tylko ogólne ramy czasowe. Gdy wydarzenie jest bardziej złożone warto uwzględnić w nim jak najwięcej szczegółów, co pozwala zawczasu przewidzieć ewentualne trudności! Plan powinien uwzględniać jak najbardziej szczegółowy harmonogram tego co będzie się działo na sali konferencyjnej, jak i poza nią. Należy określić czy konieczne jest zapewnienie cateringu, zakwaterowania lub transportu gości. Zastanów się także czy chcesz zapewnić gościom atrakcje, a może pakiety upominkowe? Musisz wówczas przygotować listę potencjalnych reklamodawców i sponsorów.

3. Zarezerwuj odpowiedni termin.

Ustalając datę, musisz wziąć pod uwagę dostępność prelegentów oraz gości, a także kalendarz wydarzeń w Twojej branży, przykładowo, jeśli działasz w branży ślubnej targi i konferencje powinny zaczynać się około 3-4 miesięcy przed nowym sezonem.  Data ta powinna wynosić od sześciu miesięcy do roku w przód, tak aby każdy mógł ją bezpiecznie wpisać w swój kalendarz. Musisz także założyć jak długo potrwa konferencja. Doświadczenie branżowe sugeruje, że konferencja z udziałem około 300 osób potrzebuje dwóch pełnych dni na realizację. Większe konferencje mogą trwać nawet dłużej.

4. Doprecyzuj budżet konferencji.

Kiedy określisz już wstępne ustalenia, co do planów organizacyjnych, będziesz mógł skupić się na budżecie. Dokładne oszacowanie pozwoli na weryfikację planów. Ułatwi to zbieranie ofert i rozmowy z podwykonawcami. Mając ograniczony budżet, już na wstępnym etapie będziesz mógł określić na co możesz sobie pozwolić, co jest najważniejsze, a z czego jesteś zmuszony zrezygnować. Budżet musi uwzględniać koszty stałe i zmienne, ale i planowane przychody z konferencji, jeśli wstęp na nią jest płatny. Jeśli orgznizujesz kilkudniową konferencję dla firm, pamiętaj o kosztach dojazdu i noclegu. W wypadku arto ograniczyć koszty stałe poprzez znalezienie sponsorów i zwiększenie liczby miejsc dla uczestników konferencji. Aby zmniejszyć koszty, szukaj obiektu, który oferuje salę konferencyjną za darmo np. w zamian za zamówienie serwisu kawowego lub określonej ilości noclegów.

5. Wybierz prelegentów na konferencję.

Jeśli zależy Ci na konkretnych specjalistach z danej branży, uważaj, ich kalendarze mogą się szybko zapełniać! Aby uniknąć odmowy wzięcia udziału w organizowanej przez Ciebie konferencji, zadbaj, by potencjalni prelegenci mogli zapoznać się z tematem i planem wydarzenia minimum 4 miesiące przed planowaną datą. W końcu muszą mieć czas na przygotowanie wystąpienia.

6. Zadbaj o catering.

Bardzo ważnym elementem konferencji jest zapewnienie uczestnikom komfortowych warunków, w tym wyżywienia. Zwykle miejsce konferencji zapewnia również catering na miejscu, złożony z tradycyjnych, lokalnych dań i produktów lub przygotowany specjalnie pod gusta Organizatorów. Jeśli nie ma na miejscu wyżywenia, warto nie tylko dobrać odpowiednią firmę cateringową, na której będziesz mógł polegać, ale także przemyśleć ile i jakie posiłki powinieneś zapewnić Gościom konferencji.

7. Wypromuj konferencję.

Organizując dowolne wydarzenie nie zapomnij o marketingu i mediach. Gdy już opracujesz wszystkie 6 powyższych punkty zajmij się promocją eventu, tak aby dotarł do jak największej liczby osób. Uzbierałeś już komplet uczestników? Pokaż tym, którzy nie mogli być lub nie zdążyli się zapisać, że warto śledzić Twoje poczynania i czekać na nowe wydarzenia - zaproś media, które zdadzą relację z konferencji!

Gdzie zorganizować konferencję?

Lokalizacja konferencji powinna nawiązywać do jej charakteru. Miejsce organizacji konferencji jest niezwykle ważnym czynnikiem jej powodzenia. Konferencja firmowa wcale nie musi odbywać się w centrum miasta. Najlepsze miejsca konferencyjne i hotele starają się wykorzystać naturalne atuty swojej lokalizacji. Obiekt lub sala konferencyjna nad jeziorem, przy plaży, czy w lesie, to gratka dla Twoich Pracowników. Bądź bardziej kreatywny w wybieraniu miejsca, a na pewno Goście konferencji będą Ci wdzięczni. Aby zaciekawić potencjalnych uczestników konferencji warto pokusić się o nietypowe miejsce dla organizacji spotkania – niech to będzie klimatyczny hotel otoczony lasem. Otoczenie i sama lokalizacja stanowi wartość dodaną dla Gości i może przyczynić się do chęci wzięcia udziału w evencie. Jeśli planujesz zapewnić swoim prelegentom nocleg, świetnie gdyby był on blisko sali (a najlepiej w tym samym ośrodku) z przyjemnym otoczeniem do relaksu przed i po wystąpieniach.

Pamiętaj też o sprawdzeniu wyposażenia jakie oferuje wybrane przez Ciebie miejsce. Pomyśl o tym, czt będziesz potrzebować nagłośnienia, rzutnika, a może tablicy interaktywnej? Dowiedz się przed rezerwacją terminu, czy taki sprzęt jest w wybranym przez Ciebie obiekcie.

Czy warto organizować konferencje?

Konferencje stały się stałym elementem świata biznesu. Ponadto są postrzegane bardzo pozytywnie i świadczą o umiejętności dobrej organizacji oraz budowaniu dobrych relacji z klientem lub Twoimi Pracownikami. Organizacja szkoleń, warsztatów, konferencji czy seminariów promuje przyjemne doświadczenia i nową wiedzę wśród Pracowników lub potencjalnych Klientów. Takie eventy firmowe zapewniają doskonałe warunki do nawiązania nowych znajomości i wymiany i poglądów, co często przekłada się na zawarcie owocnej współpracy pomiędzy jej uczestnikami. Takie spotkanie to również świetna okazja na pokazanie nowego produktu, który dopiero co wejdzie na rynek.

Jak widać, organizacja konferencji to złożone zadanie. Właśnie dlatego należy zacząć od jej dokładnego rozplanowania, rozpisania budżetu, ale także wybrać odpowiedni termin oraz miejsce konferencji z dużym wyprzedzeniem. Pamiętaj - kluczem do sukcesu jest odpowiednia organizacja i odrobina kreatywności.

Potrzebujesz pomocy w organizacji konferencji? Oto nasze kurpiowskie pogotowie konferencyjne! Skontaktuj się z nami:

Manager obiektu - Arkadiusz Lewandowski:
☎  +48 513 10 60 30
✉  a.lewandowski@kurpiowskakraina.com.pl​

Eventy - Katarzyna Ertner - Saczuk:
☎  +48 535 600 055
✉  k.ertner@krainakurpiowska.pl

Recepcja:
☎  +48 508 508 003
✉  biuro@kurpiowskakraina.com.pl